Registro de firmas para comercializadores, representantes de marca, ensambladores, importadores o quienes importen vehículos para comercialización

La Autoridad Nacional de Licencias Ambientales - ANLA informa a los comercializadores, representantes de marca, ensambladores, importadores o quienes importen vehículos para comercialización el proceso que deben realizar para el registro de firmas en el nuevo mecanismo de radicación por VITAL para las solicitudes de aprobación de los Certificados de Emisiones por Prueba Dinámica y Visto Bueno por Protocolo de Montreal – CEPD.

Este registro de firmas se hará por medio de la creación de un usuario el cual será utilizado por el representante autorizado para firmar por parte de la empresa comercializadora. Con el fin de validar la información de dicho representante, se solicita enviar un correo electrónico a la dirección: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.(link sends e-mail), indicando en el asunto lo siguiente: “Solicitud de usuario para representante comercializador – Prueba Dinámica”.

En caso de que sea la primera vez solicitando la aprobación del CEPD para uso comercial ante la ANLA, se solicita que el correo electrónico tenga las siguientes características:

Nombre, correo electrónico, cargo y número de identificación de la persona que va a registrar su firma en VITAL. Esta persona debe poder firmar en representación de la empresa comercializadora y esta facultad debe estar constatada por medio del Certificado de Cámara y Comercio.

En caso de que la persona que firma no sea el representante legal, el Certificado de Cámara y Comercio debe venir acompañado con un poder especial especificando que la persona descrita en el correo puede firmar en representación del representante legal de la empresa. Este poder debe estar debidamente notariado.

Por otro lado, si el usuario ya ha radicado anteriormente estas solicitudes de aprobación del CEPD, se solicita que el correo electrónico contenga lo siguiente:

Nombre, correo electrónico, cargo y número de identificación de la persona que va a registrar su firma en VITAL. En caso de que la persona en cuestión no esté descrita en el Certificado de Cámara y Comercio o los poderes especiales allegados a esta Autoridad, se solicita enviar la documentación correspondiente para validar la facultad de esta persona para poder firmar el CEPD en representación de la empresa comercializadora.

El Área de Tecnología de la ANLA registrará el usuario para el representante del comercializador, y el sistema notificará de forma automática al correo electrónico del comercializador (descrito en el correo electrónico enviado a esta Autoridad), la dirección electrónica mediante la cual puede acceder a la herramienta, así como el usuario y la contraseña asignados.

El representante del comercializador ingresará a la ventanilla VITAL con el usuario y contraseña asignados, una vez ingrese debe realizar el cambio de la contraseña y, posteriormente, deberá crear su segunda contraseña y cargar la firma del representante de la casa matriz para aprobar la información consignada en los CEPD, de la siguiente forma:

(i) Ingresar a la Ventanilla Integral de Trámites en Línea – VITAL (http://vital.anla.gov.co/ventanillasilpa/) y dar clic sobre el ícono “Estado del Trámite”:

(ii) Es obligatorio cambiar la contraseña asignada por VITAL dando clic sobre “Cambiar contraseña”:

(iii) Diligenciar la información solicitada y dar clic en “Aceptar”:

(v) Si se desea modificar la segunda clave, se debe diligenciar la información que aparece en la siguiente imagen:

(vi) Al dar clic en “Firma”, se puede registrar o cambiar el cargo y firma del representante del comercializador. La imagen de la firma debe ser de 300 por 60 pixeles:

Nota: Recuerde que estas claves únicamente las conoce el usuario inscrito y por lo tanto son intransferibles, la primera clave permite revisar el CEPD y la segunda está relacionada exclusivamente con la firma electrónica. Por lo tanto, el usuario es el único responsable sobre el control y custodia de los datos de creación de la firma. Así mismo, debe actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de los datos de creación de la firma. Adicionalmente, debe dar aviso oportuno a la ANLA cuando evidencie que los datos de creación de la firma han sido conocidos ilegalmente por terceros, corren peligro de ser utilizados indebidamente y en general cuando se presenten hechos que pongan en duda la seguridad de la firma.

Una vez la firma del representante del comercializador se encuentre registrada en la ventanilla VITAL y el Área de Tecnología de la ANLA habilite el diligenciamiento del Certificados de Emisión por Prueba Dinámica por VITAL, todas las solicitudes de aprobación deberán efectuarse mediante esta ventanilla. El representante deberá ingresar a revisar el formato de solicitud y podrá realizar cuantas observaciones considere pertinentes antes de firmar el certificado. Este usuario tendrá solamente el perfil para revisar y firmar los CEPD’s diligenciados por el usuario encargado de realizar estas solicitudes en la empresa comercializadora correspondiente.

(vii) Para revisar los certificados, se debe dar clic sobre “Firma de Certificados” y, posteriormente, sobre el link “Revisar CEPD” del certificado que se desee revisar:

(viii) Para visualizar el certificado, se debe dar clic sobre “Ver Certificado”:

Luego de la revisión del CEPD, el representante tiene las opciones de firmar o devolver el certificado. En el caso de que el representante considere que hay errores que se deben corregir en el CEPD, él puede escribir una observación y devolverlo dándole clic a “Devolver Certificado”. Por otro lado, si el representante considera que el CEPD está correctamente diligenciado, debe darle clic a “Firmar Certificado” para que éste aparezca en la lista de CEPD’s que tiene por firmar el usuario de casa matriz. Las acciones de devolución o firma requieren de la “Segunda Contraseña”, configurada por el usuario.