Requisitos del Trámite

OPERADOR: Es la persona natural o jurídica, encargada de las actividades de planeación, implementación, ejecución, seguimiento y control interno del Sistema, que garantiza la recolección, acopio, almacenamiento, transporte y gestión adecuada de las bombillas, además de la generación y procesamiento de la información necesaria para el correcto funcionamiento de este. Todas las actividades pueden ser desarrolladas directamente o a través de subcontratación de empresas especializadas.

Se deberá realizar la descripción específica de las llantas comercializadas por los productores en el territorio nacional, para lo cual se presenta, para cada uno de los dos (2) años anteriores a la fecha de presentación del Sistema, con los siguientes elementos:

• Tipo de productos (ver numeral 3, ¿Cuándo y cómo debo presentar el sistema ante la ANLA?).
• Peso unitario (kg/unidad) y peso total (kg o toneladas).
• Unidades puestas en el mercado.

Los Sistemas Colectivos, deben discriminar las cantidades y su equivalente en peso, en la forma señalada anteriormente por el conjunto y por cada uno de los productores que hacen parte del sistema. Cuando se incluyan o retiren participantes del colectivo esta información deberá ser actualizada

Tanto para los sistemas colectivos como para los individuales, debe presentar información correspondiente a:

• Razón social.
• NIT.
• Dirección.
• Teléfono.
• Ubicación (ciudad o municipio).

Lo más importante de presentar respecto a los otros actores, es la forma en la que participarán en el Sistema, cuál será el rol o la actividad que desempeñarán, en qué etapa o proceso, debe presentar las acciones concretas.

Como ejemplo de otros actores están, autoridades ambientales regionales y municipales, organizaciones civiles, gremios y/o asociaciones, medios de comunicación (radiales, televisivos, otros), comerciantes, instituciones educativas, entre otros.

Estos actores son DIFERENTES a los encargados de realizar las actividades de recolección, transporte, disposición final y/o aprovechamiento de los residuos.

En este ítem, se especifica la cobertura geográfica inicial y las proyecciones que tendrá el SRS hasta lograr el 100% de los municipios en donde se hayan comercializado los productos de los participantes del SRS. Esta se determina en función del incremento del número de municipios atendidos por el sistema. La información presentada debe estar relacionada a la “Tabla 3.  Relación de municipio cubiertos por el sistema”  del anexo III de la Resolución 1326 de 2017.

La información que debe presentar tanto para los Sistemas Colectivos como los Individuales, es la relación numérica entre los municipios incluidos en el Sistema, respecto de los municipios donde se hayan comercializado sus productos, así:

* Adicionalmente, deberán presentar la gradualidad de incremento de cobertura prevista, de acuerdo con el criterio de evaluación No 2 del artículo 14 de la Resolución 1326 de 2017

a. Roles, funciones y responsabilidades para la implementación del Sistema. Presentar de forma esquemática todos los actores involucrados en el Sistema, señalando claramente para cada uno de ellos el rol, las funciones y responsabilidades. Este suele ser jerárquico, es decir de mayor a menor poder de decisión y entre las representaciones más comunes se encuentran tablas, diagramas de flujo, entre otros.

b. Identificación y domicilio de las personas naturales o jurídicas, encargadas de la recolección, transporte, almacenamiento, aprovechamiento y/o valorización de las llantas usadas. La información para presentar debe tener como mínimo:

• Razón social (nombre de la empresa que coincide con el registrado en el certificado de existencia y representación legal).
• NIT.
• Dirección, municipio y departamento.
• Teléfono de contacto.
• Correo electrónico.
• Actividades (Deben coincidir con las contenidas en el objeto social del certificado de existencia y representación legal).

De acuerdo a la actividad de la empresa encargada, deberá allegar los permisos, concesiones y/o autorizaciones ambientales, los cuales deben presentarse como anexos a la radicación del SRS y estar vigentes.

c. Descripción y localización de las empresas que realizan el reencauche y aprovechamiento de llantas usadas en función de las operaciones que pueden realizar y la capacidad instalada. Debe incluir por lo menos la siguiente información:

• • Explicación de las actividades que incluyen el proceso del reencauche y el aprovechamiento de las llantas usadas.
  • Dirección, municipio y departamento.
  • Teléfono de contacto.
  • Correo electrónico.
  • La capacidad instalada del lugar donde se realice las actividades de reencauche y aprovechamiento:
    • Tabla 3. Capacidad instalada lugar de reencauche y almacenamiento:

d. Respecto a los puntos de recolección y almacenamiento para la recepción de llantas usadas y su capacidad, se recomienda presentar una descripción detallada, que contenga como mínimo los elementos expuestos en la Tabla 4.

Tabla 4.

Almacenamiento en contenedores

• Acopio temporal y de bajo volumen
• Puede almacenar aproximadamente 700 llantas rin 13” completas o 2500 llantas rin 13 cortadas.
• No podrá superar 18 meses de almacenamiento.

Almacenamiento de bodegas cubiertas

• Acceso restringido
• Cerrado o vallado en todo su perímetro
• La instalación permitirá circulación de vehículos pesados como montacargas y demás necesarios para la actividad.
• Dividido en celdas o módulos independientes para evitar propagación de fuego.
• Condiciones adecuadas de ventilación
• Almacenar llantas fuera de superficies que absorban calor
• Las llantas usadas deben estar alejadas de cualquier sustancia química, disolvente o hidrocarburo.
• Almacenar lejos de fuentes de calor y equipos que pueden provocar chispas o descargas eléctricas.

El almacenamiento en bodegas de llantas usadas no podrá superar los 12 meses de almacenamiento.

Almacenamiento a cielo abierto

• Acceso al sitio debe ser restringido, estará cerrado o vallado en todo su perímetro.
• La instalación permitirá circulación de vehículos pesados como montacargas y demás necesarios para la actividad.
• Dividido en celdas o módulos independientes para evitar propagación de fuego.
• Prevenir la propagación de zancudos e insectos, se deberá establecer estrategias para evitar el almacenamiento de agua.
• Las llantas usadas deben estar alejadas de cualquier sustancia química, disolvente o hidrocarburo.
• Almacenar llantas fuera de superficies que absorban calor.

El almacenamiento de llantas usadas a cielo abierto es de carácter transitorio y no podrá superar los 3 meses de almacenamiento.

e. Descripción y localización de los mecanismos equivalentes.

Si el sistema va implementar mecanismos de recolección equivalentes los cuales pueden ser campañas de recolección, recolección de residuos de llantas puerta a puerta, envío certificado, etc. Deberá informar el nombre del mecanismo, descripción del mismo y la localización donde se van a realizar dichas actividades.

f. Cálculo de las metas en número de llantas por tipo y su equivalencia en peso de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Resolución 1326 de 2017.

Si usted entró en el ámbito de aplicación en el año 2013, pero presentó el Sistema en el año 2015, deberá realizar el cálculo de las metas correspondientes a los años 2013 y 2014.

Para el cálculo de la meta a partir del año 2017, se deberá aplicar las tablas 3 y 4 del artículo 13 Metas de la resolución 1326 de 2017, según aplique.

Las metas de recolección selectiva y gestión ambiental para llantas usadas de rin 13” a 22.5”. los Sistemas deberán cumplir las metas previstas en la tabla 4.

Una vez ingrese en el ámbito de aplicación, se hará el cálculo de las metas con las unidades puestas en el mercado o con las unidades importadas, según usted lo haya.

Lo anterior quiere decir que, si entró en el ámbito de aplicación en el año 2013, pero presentó el Sistema en el año 2015, deberá realizar el cálculo de las metas correspondientes a los años 2013 y 2014, de acuerdo como se presenta en el ejemplo del cálculo de la meta.

Para el cálculo de la meta a partir del año 2017, se deberá aplicar las tablas 3 y 4 del artículo 13 Metas de la resolución 1326 de 2017, según aplique.

Metas de recolección selectiva y gestión ambiental para llantas usadas de rin 13” a 22.5”. los Sistemas deberán cumplir las metas previstas en la tabla 4.

Tabla 5. Metas llantas usadas de vehículos, automóviles, camiones, camionetas, buses, busetas y tractomulas.

Igualmente, los sistemas de recolección selectiva y gestión ambiental de llantas usadas de bicicletas, motocicletas, motociclos, ciclomotores o moped y llantas de vehículos fuera de carreta deben cumplir con las siguiente metas mínimas:

Tabla 6. Metas de recolección y gestión ambiental de llantas usadas de bicicletas, motocicletas, motociclos, ciclomotores o moped y llantas de vehículos fuera de carretera.

Ejemplo del cálculo de la meta del Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos – SRS Llantas Usadas.

g. Instrumentos de gestión previstos para promover y lograr la devolución de las llantas usadas por parte de los consumidores.

Usted podrá emplear los instrumentos que a bien considere para incentivar al usuario final a que realice la devolución de las llantas usadas, a manera de ejemplo se presentan los siguientes:

• Descuentos en productos nuevos o llantas nuevas, por la devolución de las llantas usadas.
• Incentivos económicos por la devolución de llantas usadas.
• Campañas radiales, televisivas, internet, otras.
• Publicidad impresa (periódicos locales, volantes, etiquetas, pendones).
• Empleo de publicidad en los productos; como adhesivos en llantas nuevas o en las facturas de venta, invitando al consumidor a realizar una gestión adecuada con las llantas usadas.
• Diseño de páginas web.
• Campañas educativas en diferentes empresas, gremios, instituciones, otras.

h. Mecanismos de comunicación con el consumidor.

Se deben presentar estrategias y mecanismos a través de los cuales, se informará a los consumidores sobre el sistema de recolección selectiva y sus puntos de recolección o mecanismos de recolección equivalentes o la información necesaria para lograr la mayor cantidad de devolución de residuos de llantas.

i. Mecanismos de seguimiento y verificación de los datos aportados.

A través de estos mecanismos se pretende orientar el establecimiento e implementación de una cantidad mínima y óptima de documentos, que registren los movimientos de llantas usadas para establecer con certeza su trazabilidad, sí se logró recolectar tantos residuos como se proyectó inicialmente, sí éstos se están gestionando adecuadamente, sí los mecanismos de comunicación y otros fueron adecuados; así mismo contar con los soportes necesarios para la verificación y validación de la información durante las diferentes etapas de implementación y seguimiento.

En ese sentido se espera que el documento precise, entre otros:

• Etapa de la implementación del Sistema que incluye registro de información.
• Tipo de documento en la que serán registrados los datos.
• Contenidos básicos de los registros a implementar.
• Procedimiento establecido para análisis y verificación de los datos registrados por parte del SRS.
• Mecanismos para el análisis de los resultados obtenidos.
• Acciones de mejora a implementar.

j. Procedimientos de recolección de datos, validación de los mismos y suministro de información a la ANLA o el ente encargado.

Deberá incluir los procedimientos establecidos, e implementados para:

• Recolectar los datos y resultados durante la etapa de implementación. Se podrán incluir mecanismos para que los datos y registros obtenidos sean direccionados al área o departamento que sea el directo responsable del SRS.
• Validar los datos obtenidos. Hace referencia a las herramientas establecidas a desarrollar para certificar que los datos registrados durante la implementación sean coherentes y acordes con la gestión realizada.
• Informar y suministrar a la ANLA o al ente encargado, los avances y resultados obtenidos. En este punto es importante tener en cuenta el plazo establecido en el Artículo Décimo de la Resolución 1326 de 2017, • respecto a la presentación del Informe Anual de Actualización y Avance; así como los plazos otorgados en otra clase de requerimientos emitidos, según sea el caso (oficios, autos, resoluciones).

k. Mecanismos de financiación y costos del Sistema.

Este elemento corresponde a una descripción detallada de los costos de implementación y operación del SRS. Deben especificarse las cantidades y costos por unidad. Se deberán incluir, entre otros, los costos asociados a:

• Adecuación e instalación de puntos de recolección,
• Establecimiento e implementación de mecanismos equivalentes,
• Instrumentos de gestión establecidos para lograr la devolución de llantas usadas,
• Campañas de comunicación, divulgación y otros mecanismos establecidos,
• Actividades de recolección, transporte, acopio, tratamiento, reencauche, aprovechamiento, valorización y/o disposición final de llantas usadas,
• Presentación de informes,
• Otros.

l. Identificación del Sistema mediante un símbolo o logo cuando se trate de Sistemas Colectivos.

Aplica únicamente para los SRS Colectivos, los cuales deberán definir una imagen que identifique el Sistema. No pueden usar imágenes institucionales como parte del logo o símbolo del sistema, salvo previa autorización de las instituciones involucradas.

m. Plan de Contingencias.

En el parágrafo del artículo 16 de la Resolución 1326 de 2017 hace referencia al diseño e implementación de medidas de reducción de riesgo y planes de emergencia y contingencia para los gestores.

Se recomienda que el plan de contingencias debe contener como los siguientes parámetros:

• Marco teórico.
• Alcance.
• Análisis e identificación de riesgos (amenaza o peligro, vulnerabilidad, riesgo o daño).
• Metodología propuesta para el análisis de riesgos. Criterios de clasificación.
• Identificación de escenarios.
• Identificación de emergencias.
• Identificación de eventos.
• Evaluación y clasificación de emergencias y eventos, por escenarios.
• Plan de acción.
• Líneas de autoridad, mando y responsabilidades.
• Procedimientos para atención de contingencias.
• Sistemas de comunicación, registro, control, otros.